آنچه در زیر می‌آید نکاتی است که پاتریک فورسایت در کتاب مهارت نوشتن گزارش و طرح برای نوشتن پروپوزال و طرح پیشنهادی، گزارش و در کل هر نوع نوشته ای ضروری میداند. با رعایت این کارها نوشته ای حرفه ای تر خواهیم داشت.
نباید ها:
نباید خیلی باهوش باشید.
نوشتن مجالی برای جلب نظر و پیروزی خواننده است نه فرصتی برای ابراز مهارت‌ها و استادی خود.
نباید خیلی پیچیده بنویسید.
سادگی مطالب بسیار مهم است
نباید خودبین و مغرور باشید.
یعنی به جای اینکه به مقاصد و اهداف خواننده توجه کرده باشیم، خودمان از خودمان، شرکتمان، محصولات و خدماتمان صحبت کنیم.
نباید پر ادعا باشید.
استفاده بیش از حد از صفات «برترین» میتواند باعث شکست شود. ضمن اینکه باید جرات بیان باورهایتان را داشته باشید.
نباید ایده بدهید.
نباید بیش از حد از عبارات مقایسه ای و استدلالی استفاده کنید.
نباید با عبارات منفی به بیان نکات بپردازید.
نگوییم «اگر این حالت نباشد، آنگاه ...»، بگوییم «راه حل موجود برای شما ... یا ... است.»
نباید خواننده را کم اطلاع بپندارید.
نگوییم «احتمالا شما نمی‌دانید که... »، بگوییم «هنوز به گوش بسیاری از مردم نرسیده است که... »
نگوییم «احتمالا شما نمی‌دانید که... »، بگوییم «هنوز به گوش بسیاری از مردم نرسیده است که... »
نباید در شوخی کردن افراط کنید.
هرگز شوخی نکنید مگر اینکه از تاثیر آن مطمئن باشید.
نباید خیلی زود فواید و نکات مثبت را بیان کنید.
اگر برگ برنده ها را زود رو کنید. دستتان خالی می‌ماند.
بایدها:
بر حقایق تمرکز کنید.
آنچه بیان می‌کنید باید قابل اعتماد و واقعی باشد. با گفتن: «این‌ها تمام حقایقی است که باید بدانید...» این بخش را از سایر بخش‌ها متمایز کنید
از جلوه های بصری استفاده کنید.
عکس‌ها، تصاویر، نمودارها، نقاشی‌ها میتواند گویا تر از متن باشد.
تکرار کنید.
میتوانید نکات کلیدی را بیش از یک بار بیان کنید. این نکته در تکرار مخصوصا جهت تاکید کاربرد دارد.
زبان را تغییر دهید.
راه هایی را پیدا کنید که یک مطلب واحد را به چند شیوه بیان کنید.
تازه ها را بگویید.
با فرض اینکه شما چیز جدیدی دارید برای مثال یک محصول منحصر بفرد، با چند کلمه مطمعن شویم که خواننده از آن مطلع است.
گیرنده را مورد خطاب قرار دهید.
ما باید بدانیم که برای که می‌نویسیم. چه چیزی را دوست دارد و چه مسائلی خوشایند او نیست.
مخاطب را وادار به ادامه مطلب کنید.
میتوانید در انتهای صفحات جملات را بشکنید تا خواننده مجبور شود برای ادامه جمله صفحه را ورق بزند.
پاراگراف ها را به هم پیوند دهید.
این کار روش دیگری برای ترقیب به ادامه مطلب است. مثلا پاراگراف بعد را با «یک مثال از این مطلب این است که... » و در پاراگراف بعد «اکنون مثال فوق را بررسی می‌کنیم».
توصیف کنید.
واقعا توصیفی بنویسید. بهتر است یک سیستم را با «به نرمی ابریشم» توصیف کنیم تا اینکه بگوییم «کار کردن آن بسیار روان است».
نام افراد را ذکر کنید.
نگوییم «سرپرست بخش الف شرکت»، بگوییم «آقای فلانی، سرپرست بخش الف شرکت».
اعتبار بیفزایید.
استناد بیاورید و در نقل قول‌ها اسامی ها را بیاورید.
تکرار کنید.
میتوانید نکات کلیدی را بیش از یک بار بیان کنید. این نکته در تکرار مخصوصا جهت تاکید کاربرد دارد. بله این مورد تکراری است! اما آنقدر مهم هست که تکرار آن لازم است. باید نکات اصلی را در هر کدام از نامه‌های تکمیلی، طرح یا نامه اصلی بیاورید.
میتوانید نکات کلیدی را بیش از یک بار بیان کنید. این نکته در تکرار مخصوصا جهت تاکید کاربرد دارد. بله این مورد تکراری است! اما آنقدر مهم هست که تکرار آن لازم است. باید نکات اصلی را در هر کدام از نامه‌های تکمیلی، طرح یا نامه اصلی بیاورید.
پی‌نوشت: با تشکر از علیرضا جواهری و مراد سنگر گیر بابت ترجمه خوب این کتاب.
پی‌نوشت 2: این نکات رو در صفحه پنل وبلاگ بصورت یادداشت گذاشتم تا جلو چشمم باشه و قبل از نوشتن بهشون فکر کنم. میدونم که نکات مهمی هستن که بعضی هاش غیر از طرح های پیشنهادی برای دیگر انواع نوشتن هم مفیده.
پی‌نوشت3: این نکات در نوشتن پروپوزال پایان نامه هم میتونه کمک کننده باشه.
